从 Zoho Mail 迁移到 KAGOYA MAIL 的实践指南 ― DNS·认证·数据清理

想从 Zoho Workplace 迁移到其他邮件服务，但担心 DNS 和邮件认证的设置——本文正是为这样的读者准备的实践迁移指南。以从 Zoho Mail 迁移到 KAGOYA MAIL 为例，解说 DNS 切换、SPF/DKIM 认证、旧服务数据清理的完整步骤。

您是否遇到了这样的情况？

Zoho Workplace 是一个捆绑了 Mail、WorkDrive、Cliq、Calendar 等多种服务的协作套件。但您是否遇到了以下情况：

• 只使用了邮件功能，却在为整个协作套件的费用买单
• 文件存储已经迁移到了其他服务（Nextcloud、Google Drive 等）
• 每增加一个用户就增加费用的定价模式成为负担

在这种情况下，迁移到邮件专用服务是一个可选方案。

为什么选择 KAGOYA MAIL

KAGOYA MAIL 是面向企业的邮件专用服务。在考虑迁移目标时的要点如下：

• 邮件专用的虚拟专用服务器·独立IP — 不与 WordPress 等 Web 服务器共享，邮件的到达率和稳定性更高
• 用户数无限制的固定费用 — 不像 Zoho 那样按用户计费，可以无顾虑地添加账号
• 国内服务器，在企业使用方面有丰富的实绩，标准支持 SPF/DKIM/DMARC
• 支持 IMAP/SMTP，现有的邮件客户端可以直接使用

铜牌方案月费 ¥3,300（年付 ¥2,640）。与 Zoho Workplace Standard（3用户月费 ¥1,440）相比，单纯的费用确实增加了，但考虑到邮件专用环境·独立IP·用户数无限制的配置，作为对邮件可靠性的投资值得考虑。

STEP 1：准备迁移目标

在 KAGOYA 控制面板中添加自有域名并创建邮箱账号。

1. 域名设置 → 添加自有域名中注册域名
2. 默认投递设置为”按错误处理”（对不存在的地址的处理方式）
3. 创建所需的邮箱账号

STEP 2：导出 Zoho 邮件数据

从 Zoho Mail 的管理画面按账号导出邮件数据。

1. 进入管理画面 → 数据管理 → 邮箱导出
2. 选择目标账号开始导出
3. ZIP 文件生成后下载

ZIP 中包含 EML 格式的邮件文件。根据账号数和邮件量，可能需要几十分钟，请留出充足时间。

STEP 3：IMAP 导入

将导出的 EML 文件导入到迁移目标的 IMAP 服务器。手动操作很麻烦，推荐使用 Python 脚本自动化。

import imaplib
import email
import glob

# KAGOYA IMAP 连接
imap = imaplib.IMAP4_SSL("メールサーバー名", 993)
imap.login("アカウント名", "パスワード")
imap.select("INBOX")

# 批量上传 EML 文件
for eml_path in glob.glob("export/**/*.eml", recursive=True):
    with open(eml_path, "rb") as f:
        msg = f.read()
    imap.append("INBOX", None, None, msg)

imap.logout()

STEP 4：DNS 切换

为了切换邮件投递目标，需要修改 DNS 记录。以下以 Cloudflare 为例，但在其他 DNS 服务中设置的内容相同。

MX 记录

删除 Zoho 的 MX 记录（mx.zoho.jp / mx2.zoho.jp / mx3.zoho.jp），注册迁移目标的邮件服务器。KAGOYA MAIL 的情况如下。

类型	名称	值	优先级
MX	（您的域名）	dmail.kagoya.net	10

SPF 记录

v=spf1 include:kagoya.net ~all

将旧的 include:zoho.jp 修改为 include:kagoya.net。

DKIM 记录

从 KAGOYA 控制面板的 DKIM 设置获取公钥，作为 TXT 记录注册。

类型	名称	值
TXT	kagoya._domainkey.（您的域名）	v=DKIM1;k=rsa;p=（公钥）

删除旧的 zmail._domainkey（Zoho 用）。

DMARC 记录

v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:（报告接收地址）

将策略从 none 提升到 quarantine，可以加强防伪冒保护。

STEP 5：收发测试

DNS 切换后，务必确认以下4点。

1. 能否从外部接收 — 从 Gmail 等发送测试
2. 能否向外部发送 — 从 KAGOYA 向 Gmail 等发送
3. SPF PASS — 在收到的邮件头中确认 spf=pass
4. DKIM PASS — 在收到的邮件头中确认 dkim=pass

邮件头的检查可以用 Python 自动化。特别是 SPF/DKIM 的 PASS 确认，目视容易遗漏，用脚本提取更可靠。

import imaplib
import email

imap = imaplib.IMAP4_SSL("メールサーバー名", 993)
imap.login("アカウント名", "パスワード")
imap.select("INBOX")
_, data = imap.search(None, "ALL")

for num in data[0].split()[-3:]:  # 最新3封
    _, msg_data = imap.fetch(num, "(RFC822)")
    msg = email.message_from_bytes(msg_data[0][1])
    auth = msg.get("Authentication-Results", "")
    print(f"Subject: {msg['Subject']}")
    print(f"Auth: {auth[:200]}")
    print()

imap.logout()

STEP 6：旧服务的数据清理

Zoho Workplace 除邮件外还捆绑了 WorkDrive、Cliq、Calendar、Contacts 等众多服务。在解约前，请确认各服务中是否有残留数据。

需要确认的服务和判断标准

服务	确认要点
Zoho Mail	是否已导入到迁移目标
Zoho WorkDrive	存储使用量是否为0。包括回收站也要确认
Zoho Contacts	联系人数量。如有需要可导出 CSV/VCF
Zoho Calendar	是否有日程安排或提醒
Zoho Cliq	聊天记录是否需要保留
其他（Notebook、Writer、Sheet 等）	是否有创建的文档

WorkDrive 的陷阱：回收站占用存储空间

容易被忽视的是 WorkDrive 的回收站。例如在我们的案例中，管理画面显示存储使用量约45GB，但打开文件夹后显示”没有项目”。

原因是所有数据留在了团队文件夹的回收站中。之前迁移到 Nextcloud 时删除的数据，作为回收站一直保留着。

管理画面的存储显示包含回收站中的数据。“占用了空间 = 需要备份”并不一定成立，请先确认回收站的内容再做判断。

STEP 7：取消 Zoho 订阅

数据清理完成，迁移目标的收发确认无问题后，即可进入解约流程。

1. 打开 Zoho Mail 管理画面 → 订阅管理 → 概要
2. 通过订阅管理链接进入 Zoho Store
3. 点击变更计划
4. 点击页面底部的取消订阅
5. 选择原因后确认变更为免费计划

如果勾选了”在当前计费周期结束时自动降级”，则在当前周期结束前仍可使用付费计划功能，之后自动转为免费计划。为应对万一的回退需求，建议不要立即删除，而是在免费计划下设置一个观察期。

总结

1. 提前缩短 DNS 的 TTL，可以将切换时的影响降到最低
2. SPF 和 DKIM 都必须配置。只配置其中一个，在 Gmail 等服务中被判定为垃圾邮件的风险会增加
3. 旧服务数据清理要注意”看得到但不需要”的情况。回收站和版本历史可能占用了存储空间
4. 在解约前保存发票和收据。删除账号后将无法获取
5. 不是因为”便宜”，而是根据”应该分离什么”来判断。邮件是业务的生命线，值得投资专用环境

邮件服务迁移涉及 DNS 和邮件认证等较广的范围，心理障碍较高。但实际上要做的就是正确设置 MX、SPF、DKIM、DMARC 这4种记录。请参考本文的步骤，逐一确认并推进。